# Sammanfoga brev

&kword; har möjlighet att använda data från en extern (eller intern) databas för att anpassa dokument till individuella medlemmar, kunder eller vänner.

Det här avsnittet i handboken täcker allt när det gäller att skapa, sammanfoga och skriva ut dokument som särskilt gäller &kword;. Handboken täcker inte:

- Att skapa en extern databas.

- Säkerhetsaspekter för databaser.

- Detaljerad information om SQL. Du antas ha viss kunskap om SQL, om du använder en SQL-databas som datakälla.

- Att komma åt nätverket eller Internet.

För svar på dessa frågor, finns annan dokumentation tillgänglig på Internet, som gäller den programvara du har valt.

Om du vill använda &kword;s interna databas, klicka här.

## Använd en extern databas (SQL) för att skapa dokument

&kword; har möjlighet att använda flera av de mest populära öppna databaserna som datakälla för anpassade dokument.

För att komma åt en extern databas med SQL, måste datorn ha en lämplig databasmodul kompilerad med din version av QT.

För mer information se avsnittet om installation i det här dokumentet.

Databasen kan finnas på samma dator som &kword;, eller på vilken dator som helst som kan kommas åt via ett datornätverk eller Internet.

För att använda databasen, måste du känna till följande information:

- Databasens namn

- Värddatornamn eller IP-adress för datorn där databasen finns

- Portadressen på den angivna datorn som tillåter SQL-åtkomst

- Ett giltigt användarnamn för databasen

- Ett giltigt lösenord för användarnamnet

Om du har all den här informationen direkt tillgänglig, är du redo att fortsätta.

Att använda en extern databas för att skapa anpassade dokument är en process med tre steg:

1. Anslut till databasen och välj förfrågan.

2. Infoga sammanfogningsfälten för att tala om för &kword; var databasinformationen ska infogas.

3. Skriv ut de anpassade dokumenten.

### Hitta databasen och fråga efter posterna.

För att börja, välj Verktyg Anpassa sammanfoga brev... i menyraden. En dialogruta visas.

Klicka på Öppna befintlig.... Ytterligare en liten dialogruta visas.

Det finns bara ett alternativ i den här dialogrutan för närvarande, QT-SQL-källa. Klicka på Ok. En ny dialogruta visas.

Skriv in webbadress eller IP-adress till datorn som har databasen i textrutan som heter Värddatornamn:.

Välj rätt drivrutin i kombinationsrutan som heter Drivrutin:.

Skriv in databasnamnet som du fått i textrutan som heter Databasnamn: och ett användarnamn i textrutan som heter Användarnamn.

Om databasen ska kommas åt via en port som skiljer sig från den normala, skriv in portnumret i textrutan som heter Port:.

Om du ska använda den här databasen vid andra tillfällen, kan du klicka på knappen som heter Behåll inställningarna. &kword; frågar efter ett beskrivande namn.

När du vill återställa inställningarna för framtida sessioner, välj helt enkelt det beskrivande namnet i kombinationsrutan överst till vänster i dialogrutan.

När all information är riktig, klicka på Ok. &kword; frågar efter ett lösenord till databasen. Skriv in lösenordet i textrutan och klicka på Ok.

Dialogrutan visas igen.

Klicka på Redigera aktuell.... En ny dialogruta visas.

Den här dialogrutan är avsedd för att hjälpa dig skriva in och prova en databasförfrågan. Dialogrutan är uppdelad i tre avsnitt: Databasinformation, frågeinformation och frågeraden.

Avdelningen med databasinformation heter Information och består av två kombinationsrutor. Den vänstra (Tillgängliga tabeller) ger en lista med tillgängliga tabeller i nuvarande databas. Välj önskad tabell i listan genom att klicka på tabellnamnet med vänster musknapp. En lista med alla tillgängliga fält i den tabellen visas då i den högra kombinationsrutan.

Frågeraden är en textruta som finns nära nederkanten på dialogrutan, och heter Förfrågan. Skriv helt enkelt in din SQL-fråga i textrutan och klicka på Kör, så visas resultaten från den nya frågan.

&kword; begränsar inte dina frågesträngar. De kan vara enkla och rättframma:

`select * from eMail`

Eller komplicerade förfrågningar i flera tabeller:

`select eMail.FirstName, eMail.LastName, eMail.address, data.Birthday, data.EyeColour from eMail, data where data.FirstName=eMail.FirstName and data.LastName=eMail.LastName`

Genom att klicka på Ställ in, kan du logga in till en annan databas.

När du har skrivit in rätt förfrågan i textrutan Förfrågan, klicka på Ok för att välja den.

Det här tar dig tillbaka till huvuddialogrutan för att sammanfoga brev.

Klicka på Stäng.

Nu när du har valt dataförfrågan, är det dags att lägga till sammanfogningsfälten i dokumentet. Klicka här för att fortsätta.

## Använd en intern representation med tabelldata för att skapa dokument

För små datamängder, eller om du inte har en databas som innehåller data som ska sammanfogas, erbjuder &kword; möjlighet att skriva in data direkt i &kword; i tabellform. Den här interna datastrukturen kan därefter användas för att skapa dokument med data infogat på förutbestämda platser.

Att använd en intern representation av data för att skapa anpassade dokument är en process med tre steg:

1. Skriva in data i &kword;

2. Infoga sammanfogningsfälten för att tala om för &kword; var databasinformationen ska infogas.

3. Skriv ut de anpassade dokumenten.

Efter data en gång har skapats, kan du gå tillbaka och ändra det efter behov, och skapa en ny uppsättning anpassade dokument från det.

### Skriva in data

För att börja, välj Verktyg Anpassa sammanfoga brev... i menyraden. En dialogruta visas.

Klicka på Skapa ny.... Ytterligare en liten dialogruta visas.

För närvarande finns det bara ett alternativ i dialogrutan, Internlagring. Klicka på Ok. En ny dialogruta visas.

Det här är ett kort för att skapa en egen datamängd i tabellform. Längs toppen finns en verktygsrad, och huvuddelen av dialogrutan är ett utrymme för par med namn och värde.

#### Definiera strukturen för datatabellen

Vi måste först lägga till en eller flera objekt (sammanfogningsfält). Det åstadkoms genom att klicka på knappen (Lägg till objekt, tredje knappen från höger i verktygsraden). En liten dialogruta visas. Skriv in ett beskrivande namn på objektet i dialogrutan (Namn, Adress, Att betala, etc.).

Det här är objektets namn, och inte data som objektet innehåller.

Klicka på Ok, så läggs objektet till på kortet.

Upprepa processen till alla önskade poster syns på det första kortet.

Om du vill ta bort ett objekt, klicka helt enkelt en gång på objektets namn med vänster musknapp, och välj (Ta bort objekt).

Se till att vara helt säker på att du har valt rätt objektnamn. Så fort du talar om för &kword; att objektet ska tas bort, så tas objektet och all data i objekten omedelbart bort. Du får inte möjlighet att stoppa eller ångra åtgärden när den väl har utförts.

#### Skriva in data i tabellen

Nu när strukturen för data är definierad, kan du skriva in data i posterna.

Längst upp i dialogrutan finns fyra knappar som omger en ruta. Rutan anger nuvarande postnummer. Alla poster numreras i ordningen de läggs till med början på nummer 1. Du kan använda rutan för att direkt gå till önskad post, eller pilarna för att flytta dig grafiskt genom listan med poster.

Knapp | Åtgärd
--- | ---
| Gå direkt till första posten
| Gå bakåt en post
| Gå framåt en post
| Gå till den sista posten i datamängden

För att skriva in data, placera markören i textrutan till höger om objektets namn, och skriv in data. (&kword; använder Inget värde som förvalt innehåll för alla objekt i nyskapade poster.)

Klicka på knappen för att lägga till en post.

Klicka på knappen för att ta bort en post.

Var försiktig när du tar bort poster. När en post väl är borttagen, kan den inte återfås.

Fortsätt att skriva in data, till datamängden är komplett.

Efter datamängden är komplett, klicka på Ok för att spara ändringarna i den. Då visas huvuddialogrutan för att sammanfoga brev:

Klicka på Stäng. Nu är det dags att lägga till sammanfogningsfälten i dokumentet.

### Lägga till sammanfogningsfält i dokumentet

Nu när &kword; känner till de värden som är tillgängliga i datakällan, kan du lägga till sammanfogningsfälten i dokumentet.

Ett sammanfogningsfält är en platsmarkör i dokumentet. Platsmarkören ersätts med innehållet i objektet för den individuella posten, i varje anpassat dokument.

#### Lägga till ett sammanfogningsfält

För att lägga till ett sammanfogningsfält, placera markören på önskad plats i dokumentet. Välj Infoga Variabel Sammanfoga brev... i menyraden. En lista med tillgängliga objekt visas. Välj önskat objekt, och klicka på Ok.

Sammanfogningsfältet infogas på markörens nuvarande plats. Sammanfogningsfältet omges med hakar.

Du kan placera markören på en ny plats i dokumentet och infoga en ny platsmarkör. När du är klar med att infoga platsmarkörer, kan du fortsätta med att skriva ut dokumentet.

#### Ta bort ett sammanfogningsfält

För att ta bort ett sammanfogningsfält, placera helt enkelt markören efter fältet och tryck på tangenten Backsteg. Hela fältet tas då bort.

### Förhandsgranska och skriva ut sammanfogade dokument

När du väl har lagt till alla sammanfogningsfält som du vill ha, är du redo att förhandsgranska och skriva ut anpassade dokument.

#### Förhandsgranska dokumenten innan utskrift

Välj Verktyg Anpassa sammanfoga brev... i menyraden för att förhandsgranska dokumenten. En dialogruta visas.

Välj Förhandsgranska utskrift. Du kan se det slutliga utseendet på de anpassade dokumenten innan du skriver ut.

#### Skriva ut anpassade dokument.

Anpassade dokument skrivs ut med samma metod som vanliga dokument. För mer information om utskrift, se avsnittet Skriva ut dokument.