Mike
McBride
&traducteurGerardDelafond;

# Fusion du courrier

&kword; peut utiliser des données provenant d'une base de données externe (ou d'une base de données interne) pour personnaliser vos documents à l'intention de vos amis / clients / membres.

Cette section du manuel couvrira tous les aspects de la création, de la fusion et de l'impression de documents spécifiques à &kword;. Ce manuel ne couvrira pas :

- La création d'une base de données externe.

- Les problèmes de sécurité concernant les bases de données.

- Les instructions détaillées concernant SQL. Il est acquis que vous disposez d'une certaine connaissance de SQL si vous utilisez une base de données SQL comme source de données.

- Accéder au réseau ou à Internet

D'autres documentations spécifiques au logiciel que vous avez choisi et répondant à ces questions sont disponibles sur Internet.

Vous pouvez trouver vos données à fusionner dans plusieurs ressources :

- Si vous voulez utiliser une base de données SQL externe à &kword;, cliquez ici.

- Si vous voulez utiliser un fichier &kspread; pour les données, cliquez ici.

- Si vous voulez utiliser des informations de votre carnet d'adresses de &kde;, cliquez ici.

- Si vous voulez utiliser la base de données interne à &kword;, cliquez ici.

## Utilisation d'une base de données SQL externe comme source de données

&kword; peut utiliser plusieurs des bases de données open source les plus réputées comme source de données des documents personnalisés.

Votre machine doit disposer d'une version de Qt compilé avec le module de base de données approprié pour pouvoir accéder à une base de données externe utilisant SQL.

Pour obtenir plus d'informations, consultez la section installation de ce document.

La base de données peut se situer sur la même machine que &kword; ou sur tout ordinateur accessible par votre réseau ou par Internet.

Vous devez connaître les informations suivantes pour pouvoir utiliser la base de données :

- Le nom de la base de données

- Le nom de la machine ou l'adresse IP de l'ordinateur sur lequel la base de données est située

- Le numéro du port de l'ordinateur spécifié offrant l'accès SQL

- Un nom d'utilisateur valable pour la base de données

- Un mot de passe valable pour le nom d'utilisateur

Si vous possédez toutes ces informations, vous êtes prêt à continuer.

L'utilisation d'une base de données externe pour créer des documents personnalisés est un processus en trois étapes :

1. Connectez-vous à la base de données et sélectionnez votre requête.

2. Insérez les champs de fusion pour indiquer à &kword; où insérer les informations de la base de données

3. Imprimez les documents personnalisés.

### Situez la base de données et effectuez des requêtes sur les enregistrements.

Pour commencer, sélectionnez Outils Configurer la fusion du courrier... à partir de la barre de menus. Une boîte de dialogue apparaîtra.

Cliquez sur En ouvrir une existante.... Une autre petite boîte de dialogue apparaîtra.

Sélectionnez Source QT-SQL et cliquez sur OK. Une nouvelle boîte de dialogue apparaîtra.

Saisissez l'&URL; ou l'adresse IP de l'ordinateur qui contient la base de données dans le champ texte intitulé Nom d'hôte : .

Sélectionnez le pilote nommé QMYSQL3 à partir de la liste déroulante intitulée Pilote :.

Saisissez le nom de la base de données qui vous a été fourni dans le champ texte intitulé Nom de base de données : et un nom d'utilisateur dans le champ texte intitulé Nom d'utilisateur : .

Si l'accès à la base de données se fait par un autre port que celui par défaut, saisissez le numéro de port dans le champ texte intitulé Port : .

Si vous comptez utiliser cette base de données à d'autres occasions, vous pouvez cliquer sur le bouton intitulé Conserver les réglages.... &kword; vous demandera un nom descriptif.

Quand vous voudrez restaurer ces paramètres lors de sessions futures, sélectionnez simplement le nom descriptif dans la liste déroulante en haut et à gauche de la boîte de dialogue.

Quand toutes les informations sont correctes, cliquez sur OK. &kword; vous demandera votre mot de passe pour cette base de données. Mettez le mot de passe dans le champ texte et cliquez sur OK.

&kword; vous demandera maintenant si vous voulez remplacer votre source de données actuelle par la source que vous avez choisie. Cliquez sur Oui.

Vous êtes maintenant connecté à la base de données. Maintenant, vous avez besoin de sélectionner les données dans la base de données. Cette boîte de dialogue est réapparue.

Cliquez sur Modifier l'actuelle.... Une autre boîte de dialogue apparaîtra.

Cette boîte de dialogue est conçue pour vous aider à saisir et à tester votre requête de base de données. Elle est divisée en trois sections : informations sur la base de données, informations sur la requête et ligne de requête.

La section d'informations sur la base de données est intitulée Informations et se compose de deux listes combinées. La liste combinée de gauche (Tables disponibles : ) vous donne une liste de toutes les tables dans la base de données actuelle. Sélectionnez la table souhaitée en cliquant sur celle-ci avec le &BGS;. Une liste de tous les champs disponibles dans cette table apparaîtra dans la liste combinée de droite.

La ligne de requête est une zone de texte située près du bas de la boîte de dialogue intitulée Requête : . Saisissez simplement votre requête SQL dans la zone de texte et cliquez sur Exécuter. &kword; exécutera la requête sur la base de données au format tableau et retournera la requête spécifiée dans le champ Résultat de la requête. Vous pouvez modifier ou éditer votre requête sur la ligne de requête et à chaque fois que vous cliquerez sur Exécuter, le nouveau résultat de la requête apparaîtra.

&kword; ne limite pas vos chaînes de requête. Il peut s'agir de requêtes simples et directes :

`select * from Clients`

ou de requêtes complexes multitables :

`select Clients.FirstName, Clients.LastName, Clients.address, data.Birthday, data.EyeColour from eMail, data where data.FirstName=Clients.FirstName and data.LastName=Clients.LastName`

Le fait de cliquer sur Configuration vous permettra de vous connecter à une base de données différente.

Lorsque vous avez effectué la requête adéquate dans le champ texte Requête : , cliquez sur OK pour sélectionner cette requête.

Cela vous renverra à la boîte de dialogue principale de fusion de courrier.

Cliquez sur Fermer.

Maintenant que vous avez sélectionné votre requête de données, il est temps d'insérer les champs de fusion dans le document. Cliquez ici pour continuer.

## Utilisation d'un fichier de &kspread; comme source de données

&kword; peut utiliser des données d'un document &kspread; pour personnaliser les documents.

Pour utiliser ces données, vous n'avez besoin que de savoir l'emplacement du document &kspread; et le numéro de la page sur laquelle les données sont situées.

L'utilisation d'un document &kspread; pour créer des documents personnalisés est un processus en trois étapes :

1. Sélectionnez le fichier qui contient les données.

2. Insérez les champs de fusion pour indiquer à &kword; où insérer les informations de la base de données

3. Imprimez les documents personnalisés.

### Sélection du fichier qui contient les données.

Pour commencer, sélectionnez Outils Configurer la fusion du courrier... à partir de la barre de menus. Une boîte de dialogue apparaîtra.

Cliquez sur En ouvrir une existante.... Une autre petite boîte de dialogue apparaîtra.

Sélectionnez Source de tableau KSpread dans la liste déroulante libellée Sources disponibles et cliquez sur OK. Une nouvelle boîte de dialogue apparaîtra.

Donnez l'&URL; ou le nom de fichier du document &kspread; dans la boîte de texte libellée URL :. Vous pouvez écrire le nom de fichier directement dans la zone de saisie, ou cliquer sur le bouton avec un dossier bleu et utiliser le dialogue de sélection pour choisir le fichier de &kspread;.

Une fois que vous avez sélectionné le document &kspread;, la liste déroulante libellée Numéro de page : vous montrera toutes les pages disponibles dans le document &kspread;. Choisissez la page (ou feuille) qu contient les données à fusionner dans le courrier.

Quand toutes les informations sont correctes, cliquez sur OK. &kword; vous demandera si vous voulez remplacer la source de données courante. Cliquez sur Oui.

Vous reverrez la boîte de dialogue principale de fusion de courrier.

Cliquez sur Fermer.

Maintenant que vous avez sélectionné votre requête de données, il est temps d'insérer les champs de fusion dans le document. Cliquez ici pour continuer.

## Utilisation de votre carnet d'adresses comme source de données

&kword; peut utiliser des données de votre carnet d'adresses pour personnaliser les documents.

L'utilisation du carnet d'adresses pour créer des documents personnalisés est un processus en trois étapes :

1. Choisissez les personnes que vous voulez inclure dans la fusion du courrier.

2. Insérez les champs de fusion pour indiquer à &kword; où insérer les informations de la base de données

3. Imprimez les documents personnalisés.

### Choix des personnes à inclure

Pour commencer, sélectionnez Outils Configurer la fusion du courrier... à partir de la barre de menus. Une boîte de dialogue apparaîtra.

Cliquez sur En ouvrir une existante.... Une autre petite boîte de dialogue apparaîtra.

Sélectionnez Module externe de carnet d'adresses de &kde; dans la liste déroulante libellée Sources disponibles et cliquez sur OK. Une nouvelle boîte de dialogue apparaîtra.

La boîte de dialogue consiste en deux listes libellées Carnet d'adresses et Adresses sélectionnées. En déplaçant les entrées du carnet d'adresses vers la liste adresses sélectionnées, vous inclurez ces adresses dans votre document de fusion.

Pour ajouter une entrée, sélectionnez l'entrée dans la liste de gauche en cliquant avec le &BGS;. Puis, cliquez sur Ajouter.

Pour enlever une entrée, sélectionnez-la dans la liste de droite en cliquant avec le &BGS;. Puis, cliquez sur Supprimer.

Vous pouvez localiser rapidement les entrées en écrivant les 2-3 premières lettres d'une entrée dans la zone de texte libellée Filtrer sur :

Vous pouvez charger l'application de carnet d'adresses dans sa totalité en cliquant sur le bouton Carnet d'adresses....

Vous pouvez aussi enregistrer une liste de distribution en utilisant le bouton Enregistrer en tant que liste de distribution.... Pour plus d'informations sur les listes de distribution, voyez la documentation sur le carnet d'adresses de &kde;.

Quand vous avez sélectionné toutes les entrées et listes de distribution, cliquez sur OK. &kword; vous demandera si vous voulez remplacer la source de données actuelle. Cliquez sur Oui pour continuer.

Vous reverrez la boîte de dialogue principale de fusion de courrier.

Cliquez sur Fermer.

Maintenant que vous avez sélectionné votre requête de données, il est temps d'insérer les champs de fusion dans le document. Cliquez ici pour continuer.

## Utilisation d'une représentation interne des données tabulaires pour créer des documents

Pour de petits ensembles de données ou lorsque vous ne disposez pas de base de données contenant les données à fusionner, &kword; offre la possibilité de saisir les données directement dans &kword; sous forme de tableau. Cette structure interne de données peut être utilisée pour créer des documents avec des données insérées à des emplacements prédéfinis.

L'utilisation de la représentation interne de données pour créer des documents personnalisés est un processus en trois étapes :

1. Saisir les données dans &kword;

2. Insérez les champs de fusion pour indiquer à &kword; où insérer les informations de la base de données

3. Imprimez les documents personnalisés.

Une fois que les données ont été créées, vous pouvez y retourner et les changer selon les besoins et produire un autre ensemble de documents personnalisés à partir de ces données.

### Saisir les données

Pour commencer, sélectionnez Outils Configurer la fusion du courrier... à partir de la barre de menus. Une boîte de dialogue apparaîtra.

Cliquez sur En créer une nouvelle.... Une autre petite boîte de dialogue apparaîtra.

Il n'y a actuellement qu'une option dans cette boîte de dialogue, Stockage interne. Cliquez sur OK. Une nouvelle boîte de dialogue apparaîtra.

C'est une carte d'enregistrement pour créer votre fichier de données tabulaire. Au sommet se trouve une barre d'outils et la partie principale de la boîte de dialogue est l'espace pour contenir vos paires d'entrées / données.

#### Définition de la structure de votre table de données

Nous avons besoin, en premier lieu, d'ajouter une ou plusieurs entrées (champs de fusion). Ceci s'obtient en cliquant sur le bouton (Ajouter une entrée) (troisième bouton à partir de la droite sur la barre d'outils). Une petite boîte de dialogue apparaîtra. Saisissez un nom descriptif de votre entrée dans le boîte de dialogue (Nom, Adresse, Solde dû, &etc;).

C'est le nom de l'entrée et non les données qui sont contenues dans l'entrée.

Cliquez sur OK et l'entrée est ajoutée à la carte.

Répétez ce processus jusqu'à ce que toutes les données nécessaires soient visibles dans cette première carte.

Si vous voulez supprimer une entrée, cliquez simplement sur le nom de l'entrée avec le &BGS; et sélectionnez (Supprimer l'entrée).

Assurez-vous bien d'avoir sélectionné le nom d'entrée correct. Une fois que vous aurez indiqué à &kword; de supprimer l'entrée, celle-ci, ainsi que toutes les données qui y sont contenues seront supprimées immédiatement. Vous n'aurez pas la possibilité d'arrêter ou d'inverser le processus une fois qu'il est entamé.

#### Saisir les données dans la table

Maintenant que la structure de vos données est définie, vous pouvez saisir vos données dans vos entrées.

En haut de la boîte de dialogue, se trouvent 4 boutons entourant un compteur. Le compteur donne le numéro actuel de l'enregistrement. Tous les enregistrements sont numérotés dans l'ordre où ils ont été ajoutés en commençant par le chiffre 1. Vous pouvez utiliser le compteur pour aller directement à l'enregistrement souhaité ou vous pouvez utiliser les flèches pour vous déplacer dans la liste des enregistrements.

Bouton | Action
--- | ---
| Se déplace directement sur le premier enregistrement
| Recule d'un enregistrement
| Avance d'un enregistrement
| Se déplace sur le dernier enregistrement de l'ensemble de données

Pour saisir les données, placez simplement le curseur dans le champ texte à droite du nom de l'entrée et saisissez les données. (&kword; utilise Pas de valeur comme valeur par défaut pour toutes les entrées dans les enregistrements nouvellement créés).

Pour ajouter un nouvel enregistrement, cliquez sur le bouton .

Pour supprimer un enregistrement, cliquez sur le bouton .

Soyez prudent lorsque vous supprimez des enregistrements. Une fois supprimés, les enregistrements ne peuvent pas être récupérés.

Continuez de saisir toutes les données jusqu'à ce que votre ensemble de données soit complet.

Lorsque votre ensemble de données est complet, cliquez sur OK pour enregistrer les changements apportés à celui-ci. Cela fera apparaître la boîte de dialogue de fusion principale :

Cliquez sur Fermer. Il est maintenant temps d'insérer les champs de fusion dans le document.

### Insérer des champs de fusion dans un document

Maintenant que &kword; connaît les entrées disponibles dans votre source de données, vous pouvez insérer les champs de fusion dans votre document.

Un champ de fusion est un mot-clé dans le document. Ce mot-clé sera remplacé dans chaque document personnalisé par la valeur de l'entrée pour cet enregistrement particulier.

#### Insérer un champ de fusion

Pour insérer un champ de fusion, placez le curseur à l'emplacement désiré dans le document. Sélectionnez Insertion Variable Fusionner le courrier à partir de la barre de menus. Une liste d'entrées disponibles apparaîtra. Sélectionnez l'entrée désirée et cliquez sur OK.

Le champ de fusion est inséré à l'emplacement du curseur. Le champ de fusion est entre parenthèses.

Vous pouvez placer le curseur à une autre endroit dans le document et insérer un autre mot clé. Lorsque vous avez fini l'insertion des mots-clés, vous pouvez procéder à l'impression de votre document.

#### Supprimer un champ de fusion

Vous pouvez supprimer un champ de fusion de deux manières.

- Placez simplement le curseur à la fin du champ et appuyez sur la touche &Correction;.

- Placez le curseur au début du champ de fusion, et actionnez la touche Suppr.

### Prévisualiser et imprimer le document fusionné

Lorsque vous avez inséré tous les champs de fusion souhaités, vous êtes prêt à prévisualiser et imprimer les documents personnalisés.

#### Prévisualiser votre document avant impression

Pour prévisualiser votre document, sélectionnez Outils Configurer la fusion du courrier... à partir de la barre de menus. Une boîte de dialogue apparaîtra.

Cliquez sur Afficher l'aperçu.... Vous pourrez voir la sortie finale de vos documents personnalisés avant impression.

#### Imprimer vos documents personnalisés.

Vous imprimez les documents personnalisés en utilisant la même méthode que celle utilisée pour imprimer les documents traditionnels. Pour obtenir plus d'informations concernant l'impression, consultez la section Imprimer un document.